何を伝えたいのかを明確にする

話すときには、「あれも伝えたい」「これも伝えたい」と多くの内容を盛り込みがちですが、聞き手の記憶に残る量はそれほど多くありません。

何を伝えたいのかを明確にし、要点を１〜3点に絞りましょう。何を伝えたいかが明確になったら、余計な話題は控え、要点を筋道立てて話すように努めましょう。

情報量を増やしすぎない

情報量を増やしすぎないようにし、シンプルな構成で話せるようにしましょう。話は「導入」「本論」「結び」で構成します。

導入で聞き手の関心をつかみ、本論で内容を伝え、結びで最も伝えたいことを再度繰り返すことで効果的に伝えられます。

情報量を増やしすぎて、伝えたいことがぼやけてしまわないように気をつけましょう。

わかりやすい言葉でシンプルに結論を伝える

わかりやすい言葉でシンプルに結論を伝えましょう。関係のない無駄なことを長々と話すことは避けるべきです。

「伝えたいことはひとつです」など、結論と全体の流れをまず伝えることが大切です。

自分の意思は必ず伝える

ビジネスにおいては、事実だけではなく自分の意志も伝えることが大変重要です。

例えばミス発生時に、ミスの現状や原因だけを伝えるのではなく、「自分はどう解決するか」という意志を伝えましょう。

単なる報告だけではなく、自分の意思を伝えると、聞き手に言いたいことが伝わりやすくなります。

具体例を織り込んで話す

具体的に織り込んで話すことで、上手く話が伝わりやすくなります。

たとえば、期日を「できるだけ早く」と抽象的に指定しても、相手にも他の業務があるので、期日が決まっている業務の後回しにされてしまいます。

「できるだけ早く」とは具体的にいつなのか、「○月○日の○時まで」と数字を使って伝えるようにしましょう。

相手の理解度を確認しながら話す

相手がどの程度理解できているかを確認しながら話しましょう。一方的に自分が伝えたいことを話しても、相手に伝わりにくいことがあります。

聞き手が興味を示しているかなどを観察しながら話すことをおすすめします。相手の理解度が低い際には、自分の伝え方を見直しブラッシュアップを努めましょう。

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